Warum das Postfach für Makler zum Nadelöhr wird
In vielen Maklerbüros ist die Website technisch am Kontaktformular zu Ende: Der Interessent schickt eine Anfrage, eine E-Mail landet im Postfach, und ab dort übernimmt der Mensch mit Posteingang, Weiterleitungen und Gedächtnis. Das funktioniert, solange eine Person alles überblickt. Sobald mehrere Berater, mehrere Standorte und mehrere Sprachen zusammenkommen, wird das Postfach zum Nadelöhr: Vorgänge gehen doppelt raus oder gar nicht, Angebote werden nicht nachgefasst, und niemand kann sagen, wie viele Anfragen am Ende zu Mandaten werden. Eine Vertriebs-Website verlängert die Website um genau diesen Teil, der nach dem Formular kommt, und macht ihn sichtbar und steuerbar.
Die Bausteine im Detail
Das System ist bewusst modular geschnitten. Der erste Baustein ist die Website mit Anfrage-Formularen, bei Bedarf mehrsprachig, schnell und suchmaschinenfreundlich, mit Formularen, die strukturierte Daten liefern statt unsortierter Freitext-Mails. Der zweite Baustein ist die Anfrage-Zentrale, ein Dashboard, in dem alle Anfragen mit Quelle, Zeitpunkt, Sprache und Status zusammenlaufen und an Standorte oder Berater zugewiesen werden. Der dritte Baustein ist das Angebotsmodul: Positionen erfassen, Angebot als gestaltete E-Mail versenden, Annahme per persönlichem Link dokumentieren. Der vierte Baustein ist die Follow-up-Automation, die unbeantwortete Angebote nach einer definierten Zeit freundlich in Erinnerung bringt. Als fünfter Baustein kommen Anbindungen dazu, etwa an ein vorhandenes Maklerverwaltungsprogramm. Jeder Baustein funktioniert eigenständig und wird einzeln beauftragt.
Abgrenzung zum Maklerverwaltungsprogramm
Ein Maklerverwaltungsprogramm ist für Bestandsverwaltung, Provisionsabrechnung und die Pflege von Vertrags- und Schadendaten gebaut, und dafür bleibt es zuständig. Die Vertriebs-Website will es nicht ersetzen. Sie schließt eine andere Lücke, nämlich den Weg von der Website-Anfrage über das individuell erstellte Angebot bis zur dokumentierten Online-Beauftragung. Diesen vertrieblichen Vorlauf bilden Verwaltungsprogramme oft nur schwach oder gar nicht ab, und genau dort gehen im Alltag Abschlüsse verloren. Wo es sinnvoll ist, werden beide Systeme über eine Schnittstelle verbunden, sodass ein beauftragter Vorgang sauber in die Bestandsverwaltung übergeben wird, statt doppelt erfasst zu werden.
Datenschutz bei sensiblen Daten
In der Vermittlung fallen früh besonders schützenswerte Daten an: Gesundheitsangaben, bestehende Verträge, Vermögensfragen. Deshalb läuft das System auf einem eigenen, gehärteten Server in der EU statt auf einer geteilten Plattform: rollenbasierte Zugriffe, verschlüsselte Backups, Monitoring, die technische Protokollierung der über die Formulare erteilten Einwilligungen und technisch abbildbare Löschregeln für Vorgänge, aus denen kein Mandat wird. Die Auftragsverarbeitung wird als Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geregelt, Sie bleiben Verantwortlicher. Für die konkrete Ausgestaltung Ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten arbeiten wir mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen, wir bauen das System so, dass es diese Anforderungen technisch sauber tragen kann. Eine Rechtsberatung ist das ausdrücklich nicht.
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Diese Seite ist die branchenspezifische Ausprägung unserer Vertriebs-Website. Für individuelle Angebotsprozesse mit langen Entscheidungszyklen lohnt auch der Blick auf die Variante für den Maschinen- und Anlagenbau. Geht es zunächst um eine einzelne Conversion-Page für eine Kampagne, ist Landingpage erstellen lassen der richtige Einstieg. Wer die komplette Website erneuern will, findet auf Webseite erstellen lassen und Webseite Relaunch die Grundlagen, auf denen eine Vertriebs-Website aufsetzt.
