Claude Ihr Postfach
Kompatibel mit Claude, keine Partnerschaft mit Anthropic.
Verläufe finden.
Ihr Firmenpostfach liegt bei einem Hoster mit IMAP, und Claude kommt nicht heran? Das E-Mail-Gateway bindet es als Connector ein: Claude sucht, liest, fasst zusammen und legt Antworten als Entwurf ab. Versand und Löschen sind technisch ausgeschlossen, der Datenschutz wird mit eingerichtet.
Oder rufen Sie mich einfach an: +49 (0)2536 319 55 28 (Mo-Fr 9:00-17:00 Uhr)
Kennen Sie das?
Ausgangslage
Für Gmail und andere große Dienste gibt es fertige Anbindungen. Ein Firmenpostfach beim Hoster mit IMAP gehört nicht dazu. Also kopieren Sie Mailverläufe von Hand in den Chat, und die Hälfte des Zusammenhangs fehlt.
Lösung
Das Gateway ist eine kleine Verbindungsstelle zwischen Postfach und KI, technisch ein MCP-Server. Claude bindet es als benutzerdefinierten Connector ein und greift damit direkt auf Ihre Mails zu, ohne Umzug und ohne Weiterleitung an einen Drittdienst.
Ein Projekt mit vierzig Mails, drei Beteiligten und zwei geänderten Terminen. Bevor Sie antworten können, müssen Sie den Stand rekonstruieren. Das kostet schnell eine Viertelstunde.
Claude sucht die zugehörigen Mails, liest sie abschnittsweise und fasst zusammen, was vereinbart ist und was offen bleibt. Danach entsteht auf Wunsch ein Antwortentwurf in Ihrem Postfach.
Free, Pro, Max, Team, Enterprise: Bei der Tarifwahl geht es nicht nur um Funktionen, sondern auch darum, ob es einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt und wer über das Training entscheidet.
Für Firmenpostfächer richte ich mit Ihnen Claude Team oder Enterprise ein. Dort gelten laut Anthropic die gewerblichen Bedingungen mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Ihre Inhalte gehen nicht ins Training, außer Sie reichen ein Gespräch ausdrücklich als Feedback ein. Senden und Löschen sind im Gateway nicht eingebaut.
Welche Angebotsanfragen kamen diese Woche rein, und welche sind noch unbeantwortet?
Claude hat im Posteingang 6 Anfragen gefunden, 2 davon ohne Antwort:
Entwurf im Ordner „Entwürfe“ angelegt. Abgeschickt wird erst, wenn Sie es tun.
Claude ist stark darin, lange Texte zu lesen, Zusammenhänge herzustellen und präzise zu formulieren. Genau das brauchen Sie im Postfach. Ein Firmenpostfach beim Hoster mit IMAP, also dem Verfahren, mit dem auch Outlook und Apple Mail Ihre Mails abrufen, kann Claude von Haus aus aber nicht öffnen. Das E-Mail-Gateway für Claude ist ein eigener MCP-Server: ein Anschluss nach dem offenen Standard, über den Claude fremde Werkzeuge nutzt. Claude bindet ihn als benutzerdefinierten Connector ein. Damit wird Ihr bestehendes Postfach in Claude nutzbar.
Sie fragen Claude zum Beispiel: „Fasse den Verlauf zum Wartungsvertrag zusammen und schreib eine Antwort mit dem neuen Termin.“ Claude sucht die Mails, liest sie, fasst den Stand zusammen und legt die Antwort als Entwurf in Ihr Postfach. Abgeschickt wird erst, wenn Sie es tun. Senden und endgültiges Löschen sind im Gateway nicht eingebaut, und beim Lesen bleiben Ihre Mails so markiert, wie sie waren.
Zum Paket gehört der Datenschutz: Claude Team oder Enterprise mit den gewerblichen Bedingungen und dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Anthropic, laut Anthropic kein Training mit Ihren Inhalten außer ausdrücklich eingereichtem Feedback, Bestätigung jeder Schreibaktion und ein eigener Vertrag mit mir für den Betrieb des Gateways. Sitz in Münster (NRW), Betreuung im DACH-Raum.
Worauf Sie sich verlassen können
Claude sucht nach Absender, Betreff, Zeitraum oder Stichwort, öffnet die passenden Mails und liest auch lange Nachrichten Stück für Stück. Anhänge zeigt es mit Dateiname und Größe an, ihren Inhalt gibt das Gateway nicht an Claude weiter.
Wie viele Anfragen kamen pro Monat, welche Absender schreiben am häufigsten? Gezählt wird auf dem Mailserver, für Auswertungen nach Absender-Domain oder Monat liest das Gateway nur Kopfdaten. Ist eine Auswertung zu groß, meldet das Gateway das offen, statt eine Zahl zu raten.
Formulierte Antworten legt das Gateway in Ihrem Ordner „Entwürfe“ ab. Sie sehen sie in Outlook, Apple Mail oder Thunderbird, passen sie an und schicken sie selbst ab. Schreibt Claude an eine neue Adresse, kommt ein Warnhinweis.
Auf Wunsch verschiebt Claude Mails zwischen vorhandenen Ordnern, zum Beispiel Newsletter in einen Lesen-später-Ordner. Papierkorb, Spam, Entwürfe und Ausgang sind als Ziel ausgeschlossen, die Funktion lässt sich ganz abschalten.
Jede Person verbindet ihr eigenes, freigegebenes Postfach und bestätigt mit dem Postfach-Passwort. Claude bekommt nur einen zeitlich begrenzten Schlüssel, das Passwort bleibt verschlüsselt beim Gateway.
Ihr Gateway läuft getrennt von anderen Kunden unter Ihrer Subdomain auf einem von mir betreuten Server in einem deutschen Rechenzentrum. Updates und Sicherheitskorrekturen spiele ich in alle Instanzen ein, die Erreichbarkeit wird überwacht.
In Mails stecken Namen, Adressen und Vertragsdetails von Kunden und Kollegen. Bevor Claude darauf zugreift, klären wir Tarif, Verträge und Einstellungen. Die Angaben zu Anthropic stammen aus dessen Bedingungen und Hilfeseiten, Stand Oktober 2026.
Claude Free, Pro und Max sind Verbrauchertarife. Für Team, Enterprise und die API gelten die gewerblichen Bedingungen von Anthropic, die ausdrücklich nicht für Verbraucher gedacht sind. Für Firmenpostfächer kommen deshalb Team oder Enterprise in Frage.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) ist in die gewerblichen Bedingungen eingebunden, ein eigenes Formular braucht es nicht. Anthropic handelt dabei als Auftragsverarbeiter, Ihr Unternehmen bleibt Verantwortlicher.
Laut den gewerblichen Bedingungen darf Anthropic nicht mit Ihren Inhalten trainieren. Ausnahme ist ausdrücklich eingereichtes Feedback. Das Bewerten von Chats schalten Inhaber in den Organisationseinstellungen unter Daten und Datenschutz ab.
Für Übermittlungen außerhalb des EWR bindet der Vertrag die Standardvertragsklauseln der EU ein. Leistungen in der EU erbringt laut Anthropic die Anthropic Ireland Limited. Neue Unterauftragsverarbeiter kündigt Anthropic an, Sie können innerhalb von 15 Tagen widersprechen.
Im Connector stellen wir Entwürfe und Verschieben auf Freigabe im Einzelfall, nie auf dauerhaft erlaubt. Den Connector nutzen Sie nicht im selben Chat mit Webabruf oder anderen schreibenden Connectoren.
Für den Betrieb des Gateways schließen wir einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag und halten darin fest, wie Anthropic in die Vertragskette eingebunden ist. Das Gateway speichert keine Mailinhalte. Bei persönlichen Mitarbeiterpostfächern beziehen Sie die Beschäftigten und gegebenenfalls den Betriebsrat ein.
Keine Rechtsberatung: Ich übernehme Einrichtung und Konfiguration. Ob Ihr Einsatz datenschutzrechtlich zulässig ist, etwa Rechtsgrundlage, Information der Absender, Datenschutz-Folgenabschätzung und der Umgang mit Gesundheits- oder anderen besonders geschützten Daten in Mails, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Anwaltskanzlei. Kanzleien, Praxen und andere Berufsgeheimnisträger prüfen eine Cloud-KI gesondert, eine lokale Alternative ist das KI-Wissensmanagement. Stand Oktober 2026.
Nennen Sie mir kurz Ihren Mail-Hoster, die Zahl der Postfächer und Ihren Claude-Tarif. Ich melde mich in der Regel werktags innerhalb von 48 Stunden und sage Ihnen, ob das Gateway bei Ihnen funktioniert.
Erstprüfung anfragenWir schauen auf Ihren Mail-Hoster, die Zahl der Postfächer, Ihr Mailprogramm und Ihren Claude-Tarif. Danach wissen Sie, ob das Gateway läuft und welcher Tarif für Ihre Daten in Frage kommt.
Ich setze Ihre Instanz unter einer Subdomain Ihrer Firma auf, trage die freigegebenen Postfächer ein und schließe mit Ihnen den Auftragsverarbeitungsvertrag für den Betrieb.
In Claude Team oder Enterprise legt ein Inhaber den Connector für die Organisation an. Gemeinsam stellen wir ein, dass Entwürfe und Verschieben jedes Mal einzeln bestätigt werden. Ein Postfach startet als Pilot.
Weitere Kolleginnen und Kollegen verbinden ihre Postfächer. Ich halte das Gateway aktuell, beobachte die Erreichbarkeit und spiele neue Funktionen ein.
Das Gateway hat keine Sendefunktion und keinen Löschbefehl. Eine manipulierte Mail kann Claude darüber deshalb weder zum Versenden noch zum Löschen bringen.
Mailinhalte werden bei jeder Anfrage frisch vom Mailserver gelesen und nicht beim Gateway abgelegt. Im Protokoll stehen Zeitpunkt, IP-Adresse, Postfach, Aktion und Ergebnis, beim Verschieben die beteiligten Ordner, aber kein Betreff, kein Absender, kein Inhalt.
Tarif, Verträge, Feedback-Einstellung und Bestätigungspflichten sind geklärt, bevor das erste Postfach verbunden wird.
Sie sprechen mit Nils Harder. Ich richte das Gateway ein, lege mit Ihnen den Connector an und bleibe im Betrieb Ihr Ansprechpartner.
Seit 2004 arbeite ich mit Hosting, Mailservern und Schnittstellen. Unterschiede zwischen Hostern bei IMAP, Ordnernamen oder Zertifikaten sind für mich Alltag.
Einrichtung und Betreuung laufen vollständig digital, per Telefon und E-Mail.
Wo Projekte über viele Mails laufen, hilft Claude beim Rekonstruieren des Stands und beim Vorformulieren der nächsten Antwort. Besonders bei langen Verläufen mit mehreren Beteiligten.
Wenn Claude im Team bereits für Texte, Analysen oder Code im Einsatz ist, wird das Postfach zur nächsten Quelle im selben Arbeitsbereich, statt in einem zweiten Werkzeug.
Anfragen zu Bestellungen, Reklamationen, Händleranfragen: Claude sortiert nach Thema, zählt Häufungen und schreibt Antwortentwürfe, die Ihr Team prüft und versendet.
Mail bei einem Hoster mit cPanel, Plesk oder eigenem Server, nicht bei Google oder Microsoft. Genau dafür ist das Gateway gebaut. Auch gemeinsame Postfächer wie info@ lassen sich verbinden, mit ihren eigenen Zugangsdaten.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Hi, ich bin Nils Harder, Inhaber von inventivo. Seit 2004 entwickle ich Websites, Online-Shops und KI-gestützte Lösungen für den Mittelstand, mit klarem Fokus auf die Anbindung von IMAP-Postfächern an Claude über einen eigenen MCP-Server, mit sauber eingerichtetem Datenschutz. Kein wechselnder Ansprechpartner. Sie sprechen direkt mit dem, der Ihr Projekt verantwortet.
Das Model Context Protocol (MCP) ist ein offener Standard, über den KI-Assistenten auf externe Daten und Werkzeuge zugreifen. Anthropic hat ihn eingeführt, inzwischen nutzen ihn auch andere Anbieter. Ein MCP-Server beschreibt, welche Werkzeuge er anbietet, und Claude entscheidet im Gespräch, welches es aufruft. In Claude heißt eine solche Anbindung benutzerdefinierter Connector. Das E-Mail-Gateway ist ein Remote-MCP-Server: Es läuft im Internet unter einer Subdomain Ihrer Firma, nicht auf einem einzelnen Rechner, und steht damit allen freigegebenen Personen Ihrer Organisation in Claude zur Verfügung.
Das Gateway stellt sechs Werkzeuge bereit: Ordner auflisten, Mails suchen, Mails zählen und gruppieren, Mails in Abschnitten lesen, Entwürfe anlegen und Mails zwischen bestehenden Ordnern verschieben. Das Verschieben ist optional und lässt sich je Unternehmen abschalten. Lesend geöffnete Ordner verändern keine Markierungen, Ihre ungelesenen Mails bleiben also ungelesen. Ein Entwurf landet mit Entwurfsmarkierung im Ordner „Entwürfe“. Steht ein Empfänger noch nicht in Ihrem Gesendet-Ordner, weist das Gateway Claude darauf hin. Versand und endgültiges Löschen sind nicht vorgesehen.
Claude verbindet sich über OAuth mit dem Gateway. Beim ersten Verbinden öffnet sich die Anmeldeseite des Gateways, dort melden Sie sich mit Ihrer Mailadresse und dem Postfach-Passwort an. Nur Adressen, die für Ihr Unternehmen eingetragen sind, werden angenommen. Claude erhält danach einen Zugriffsschlüssel, der nach kurzer Zeit abläuft und bei jeder Erneuerung ausgetauscht wird. Geben Sie das Passwort nur auf der Anmeldeseite Ihres eigenen Gateways ein, nie über einen zugeschickten Link. Es liegt verschlüsselt beim Gateway, Datenbank und Server-Schlüssel allein reichen zum Entschlüsseln nicht. Wiederholte Fehlversuche sperren die Anmeldung für wachsende Zeiträume.
Jede KI, die Mails liest, liest auch Mails von Fremden. Eine solche Mail kann versuchen, der KI Anweisungen unterzuschieben. Das Gateway begegnet dem auf mehreren Ebenen: Mailinhalte werden als nicht vertrauenswürdige Daten gekennzeichnet, eindeutig versteckter Text wird entfernt, verdächtige Formatierungen werden markiert, und gefährliche Werkzeuge gibt es gar nicht. Ausschließen lässt sich das Risiko trotzdem nicht. Deshalb gehört die Bestätigung jeder Schreibaktion zur Einrichtung, und der Connector bleibt aus Chats mit Webabruf oder anderen schreibenden Connectoren heraus.
Datenschutzrechtlich zählt bei Claude zuerst die Frage, welche Bedingungen gelten. Für Claude Team, Claude Enterprise und die API gelten die gewerblichen Bedingungen von Anthropic. In diese ist der Auftragsverarbeitungsvertrag eingebunden, Anthropic handelt laut eigener Aussage als Auftragsverarbeiter, Ihr Unternehmen ist Verantwortlicher. Wie die Rollen zwischen Ihnen, mir als Betreiber des Gateways und Anthropic in Ihrem Fall verteilt sind, halten wir im Vertrag fest, Ihr Datenschutzbeauftragter kann es prüfen. Anthropic darf unter diesen Bedingungen nicht mit Ihren Inhalten trainieren, ausgenommen ausdrücklich eingereichtes Feedback. Für Übermittlungen in Drittländer gelten die EU-Standardvertragsklauseln, die Liste der Unterauftragsverarbeiter veröffentlicht Anthropic. Für die Verbrauchertarife Free, Pro und Max gelten dagegen die Verbraucherbedingungen. Dort entscheiden Sie über eine Datenschutz-Einstellung selbst, ob neue Chats ins Training gehen, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist nicht vorgesehen. Für Postfächer mit Kunden- oder Mitarbeiterdaten richte ich deshalb Team oder Enterprise ein. Das Gateway selbst betreibe ich als Ihr Auftragsverarbeiter, dafür schließen wir einen eigenen Vertrag.
Ihr Postfach braucht IMAP mit verschlüsselter Verbindung und Anmeldung per Passwort, wie es die meisten klassischen Hoster anbieten. Für Postfächer direkt bei Microsoft 365 oder Google ist das Gateway meist nicht der passende Weg. In Claude Team braucht es eine Person mit Inhaberrechten, die den Connector für die Organisation anlegt. Als Mailprogramm eignen sich Outlook classic, Apple Mail, Thunderbird und andere IMAP-Programme, die den Entwürfe-Ordner abgleichen.
Arbeitet Ihr Team mit ChatGPT, lesen Sie weiter bei ChatGPT mit E-Mail-Postfach verbinden, das Gateway ist dasselbe. Wenn Mails und Dokumente das Haus gar nicht verlassen sollen, ist das KI-Wissensmanagement mit lokaler KI die Alternative. Einen Überblick, wo KI im Unternehmen sauber und transparent eingesetzt wird, gibt der KI-Hygiene-Check. KI in weiteren Abläufen baut die KI-Integration ein.
Stand Oktober 2026: Anthropic Commercial Terms of Service (anthropic.com/legal/commercial-terms), Data Processing Addendum (anthropic.com/legal/data-processing-addendum), Privacy Center zu Training und zur Rolle als Auftragsverarbeiter (privacy.claude.com), Hilfeartikel zu benutzerdefinierten Connectoren über Remote-MCP (support.claude.com). Vor jeder Einrichtung prüfe ich den aktuellen Stand, weil Anbieter Tarife und Bedingungen regelmäßig anpassen.
Claude und Anthropic sind Marken der Anthropic. Das Logo zeigt nur, dass das Gateway mit Claude funktioniert. inventivo ist mit Anthropic nicht verbunden und bietet das Gateway als eigenständige Dienstleistung an.
Auch diese ausführliche Fassung ersetzt keine Rechtsberatung. Mein Teil sind Einrichtung, Betrieb und Konfiguration, die rechtliche Einordnung Ihres Einsatzes übernehmen Ihr Datenschutzbeauftragter oder eine Kanzlei. Zusammenfassungen und Entwürfe von Claude prüfen Sie vor jeder Verwendung selbst.
Schreiben Sie mir, wo Ihr Postfach liegt, wie viele Personen Claude damit nutzen sollen und welchen Claude-Tarif Sie haben. Ich melde mich in der Regel werktags innerhalb von 48 Stunden.
Laut Anthropic lassen sich benutzerdefinierte Connectoren über Remote-MCP in Free, Pro, Max, Team und Enterprise anlegen, in Free ist es ein einzelner Connector. In Team legen Inhaber den Connector für die Organisation an. Für Firmenpostfächer empfehle ich Team oder Enterprise, weil dort die gewerblichen Bedingungen mit Auftragsverarbeitungsvertrag gelten.
Die Voraussetzungen lassen sich schaffen. Für Claude Team, Enterprise und die API gelten die gewerblichen Bedingungen von Anthropic, in die ein Auftragsverarbeitungsvertrag eingebunden ist. Anthropic handelt dort laut eigener Aussage als Auftragsverarbeiter und trainiert nicht mit Ihren Inhalten. Ob Ihr konkreter Einsatz zulässig ist, bewertet Ihr Datenschutzbeauftragter, ich richte Technik und Einstellungen ein.
In Team, Enterprise und der API nicht, das schließen die gewerblichen Bedingungen aus. Eine Ausnahme nennt Anthropic: Gespräche, die Sie ausdrücklich als Feedback oder Fehlermeldung einreichen. Das Bewerten von Chats können Inhaber in den Organisationseinstellungen abschalten. In Free, Pro und Max entscheiden Sie selbst über eine Datenschutz-Einstellung, ob Chats ins Training gehen. Dort gilt allerdings kein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Nein. Beide Funktionen sind im Gateway nicht vorhanden. Claude kann suchen, lesen, zählen, Entwürfe anlegen und auf Wunsch Mails zwischen Ordnern verschieben. Den Versand übernehmen Sie in Ihrem Mailprogramm.
Ja, wenn Ihr Postfach per IMAP bei einem Hoster liegt. Outlook ist dann nur das Mailprogramm, das die Entwürfe aus dem Ordner „Entwürfe“ anzeigt, ebenso Apple Mail oder Thunderbird. Beim neuen Outlook für Windows prüfe ich vorab, ob es den Entwürfe-Ordner zuverlässig abgleicht. Liegt Ihr Postfach bei Microsoft 365 selbst, ist das Gateway meist nicht der richtige Weg.
Mailinhalte gehen ausdrücklich als Daten an Claude, nicht als Anweisungen. Eindeutig versteckter Text wird entfernt, verdächtige Formatierungen werden markiert. Weil das Gateway nicht senden und nicht löschen kann, ist der mögliche Schaden begrenzt. Ein Restrisiko bleibt bei jeder KI mit Postfachzugang, deshalb bestätigen Sie Schreibaktionen einzeln und nutzen den Connector nicht im selben Chat mit Webabruf oder anderen schreibenden Connectoren.
Ihre Mails bleiben auf Ihrem Mailserver, das Gateway liest sie bei Bedarf und hält keine Kopie. Was Claude im Chat verarbeitet, liegt bei Anthropic. Eine Verarbeitung außerhalb des EWR ist möglich, der Auftragsverarbeitungsvertrag stützt sie auf die EU-Standardvertragsklauseln. Wie lange Chats mit Mailinhalten stehen bleiben, legen Sie am besten intern fest, und die Erinnerungsfunktion von Claude prüfen wir bei der Einrichtung.
Sie zahlen zweierlei: an Anthropic den Claude-Tarif, also Team oder Enterprise je Nutzer, und an mich die Einrichtung des Gateways sowie einen monatlichen Betrag für Betrieb und Pflege. Meinen Anteil nenne ich nach der Erstprüfung, weil er von der Zahl der Postfächer und Ihrem Hoster abhängt.
Stehen Postfach und Claude-Tarif, meist wenige Werktage. Sie oder Ihr Hoster setzen einen DNS-Eintrag für die Subdomain, eine Person mit Inhaberrechten legt den Connector in Claude an, und die Postfachinhaber melden sich einmal an. Alles andere richte ich ein.
Ich sperre die Instanz, widerrufe alle Verbindungen und lösche gespeicherte Zugangsdaten und Protokolle. Ihre Mails sind davon nicht betroffen, sie lagen immer nur auf Ihrem Mailserver. Laufzeit und Kündigungsfrist regelt Ihr Angebot.
Ja. Eine Instanz lässt sich für beide Anbieter freischalten, jede Person entscheidet dann, wo sie ihr Postfach verbindet. Die Verbindung zu Claude testen wir im Pilot mit Ihrem Tarif. Für jeden Anbieter brauchen Sie einen passenden Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Wie es mit ChatGPT funktioniert, steht auf der Seite <a href="/ki/chatgpt-e-mail-postfach">ChatGPT mit E-Mail-Postfach verbinden</a>.
