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ChatGPT Ihr Postfach

Kompatibel mit ChatGPT, keine Partnerschaft mit OpenAI.

ChatGPT mit Ihrem E-Mail-Postfach verbinden

Ihr IMAP-Postfach als App in ChatGPT

Mails finden.

ChatGPT findet Ihr Firmenpostfach nicht, weil es bei einem Hoster mit IMAP liegt? Das E-Mail-Gateway verbindet es als App: suchen, auswerten und Antwortentwürfe anlegen, in Ihrem bestehenden Postfach. Senden bleibt bei Ihnen, der Datenschutz wird mit eingerichtet.

Oder rufen Sie mich einfach an: +49 (0)2536 319 55 28 (Mo-Fr 9:00-17:00 Uhr)

  • Keine Sendefunktion, kein endgültiges Löschen
  • Mit ChatGPT Business und AVV, Training standardmäßig aus
  • Sie sprechen mit Nils Harder, nicht mit einem Callcenter

Unverbindlich anfragen

Fünf Angaben genügen. Ich antworte Ihnen in der Regel werktags innerhalb von 48 Stunden persönlich.

4,98 von 5 Sternen bei 56 Bewertungen auf Google und ProvenExpert

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Drei Gründe, warum ChatGPT Ihr Postfach bisher nicht nutzt

  1. Ausgangslage

    ChatGPT findet Ihr Firmenpostfach nicht

    Die eingebauten Mail-Anbindungen von ChatGPT sind für Gmail und Microsoft-Outlook-Konten gedacht. Liegt Ihr Postfach bei einem klassischen Hoster mit IMAP, bleibt es für ChatGPT unsichtbar, und Mails landen per Kopieren und Einfügen im Chat.

    Lösung

    Ein eigener Zugang für Ihr IMAP-Postfach

    Das Gateway, eine kleine Verbindungsstelle zwischen Postfach und KI, macht Ihr bestehendes Postfach in ChatGPT als App nutzbar. Es läuft unter einer Subdomain Ihrer Firma. Kein Umzug zu einem anderen Mailanbieter, keine neue Mailadresse, kein zusätzliches Mailprogramm.

  2. Die Suche nach dem einen Vorgang kostet jeden Tag Zeit

    Wer hat das Angebot zuletzt nachgefragt, was stand in der Rückfrage vom Lieferanten, welche Anfragen sind seit Montag offen? Die Antworten stehen im Postfach, nur nicht auf einen Blick.

    Fragen in normaler Sprache, Antworten aus Ihren Mails

    ChatGPT sucht, liest und fasst zusammen, zählt Mails nach Absender oder Zeitraum und nennt die Fundstellen. Beim Lesen ändert das Gateway keine Markierungen, ungelesene Mails bleiben ungelesen.

  3. Eine KI im Postfach klingt nach Kontrollverlust

    Die Sorge ist berechtigt: Eine KI, die selbstständig Mails verschickt oder löscht, möchte niemand im Unternehmen haben. Dazu kommt die Frage, wo die Daten landen und ob sie fürs Training genutzt werden.

    Lesen und Entwürfe, gesendet wird von Ihnen

    Das Gateway kann keine Mails senden und nichts endgültig löschen. Antworten legt es als Entwurf in Ihren Ordner „Entwürfe“. Dazu kommt ein Business-Tarif von ChatGPT mit Auftragsverarbeitungsvertrag, in dem laut OpenAI Ihre Daten standardmäßig nicht ins Training gehen.

Beispiel mit erfundenen Daten

Welche Angebotsanfragen kamen diese Woche rein, und welche sind noch unbeantwortet?

ChatGPT hat im Posteingang 6 Anfragen gefunden, 2 davon ohne Antwort:

  • Muster Logistik Angebot Lagerumzug Q1
  • Beispiel Praxis Rückfrage Wartungsvertrag

Entwurf im Ordner „Entwürfe“ angelegt. Abgeschickt wird erst, wenn Sie es tun.

Was das Gateway darf
  • Suchen, lesen, zählen
  • Entwürfe anlegen
  • Mails senden
  • Endgültig löschen
Datenweg
IMAP-Postfach Gateway (MCP) ChatGPT

Was das E-Mail-Gateway für ChatGPT leistet

ChatGPT kann Mails zusammenfassen, Vorgänge wiederfinden und Antworten vorschreiben. Im Firmenalltag scheitert das oft an einer einfachen Hürde: Das Postfach liegt bei einem Hoster mit IMAP, und dafür hat ChatGPT keine eingebaute Anbindung. IMAP ist der Weg, über den Outlook oder Apple Mail Ihr Postfach beim Hoster abrufen. Das E-Mail-Gateway für ChatGPT schließt genau diese Lücke. Technisch ist es ein MCP-Server, also ein Anschluss nach dem Standard, über den ChatGPT fremde Werkzeuge nutzt. Damit wird Ihr bestehendes IMAP-Postfach als App in ChatGPT verfügbar.

Sie fragen in normaler Sprache: „Was ist bei der Anfrage von letzter Woche noch offen?“ oder „Wie viele Rücksendungen kamen im September?“ ChatGPT sucht im Postfach, liest die passenden Mails und antwortet. Soll daraus eine Antwort werden, liegt sie anschließend als Entwurf in Ihrem Mailprogramm. Senden und endgültiges Löschen sind nicht eingebaut, gelesene und ungelesene Mails bleiben, wie sie sind.

Damit das auch rechtlich trägt, gehört die Datenschutzseite von Anfang an dazu: ein ChatGPT-Business-Workspace mit Auftragsverarbeitungsvertrag, in dem laut OpenAI standardmäßig nicht trainiert wird, eine geprüfte Erinnerungsfunktion, und ein eigener Vertrag mit mir für den Betrieb des Gateways. Sitz in Münster (NRW), Betreuung im DACH-Raum.

Worauf Sie sich verlassen können

Vertrauen, das Hand und Fuß hat

Echte Kundenbewertungen

Zertifizierungen & Partnerschaften

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  • Shopware 6 Certified Template Designer
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  • Leadinfo Partner
  • AGD: Allianz deutscher Designer Mitglied

Was ChatGPT mit Ihrem Postfach tun kann, und was nicht

Suchen und zusammenfassen

ChatGPT durchsucht Posteingang und Ordner nach Absender, Betreff, Zeitraum oder Stichwort und fasst Verläufe zusammen. Lange Mails liest es abschnittsweise. Anhänge erscheinen mit Name und Größe, ihren Inhalt gibt das Gateway nicht an ChatGPT weiter.

Zählen und auswerten

Wie viele Reklamationen kamen im September, gruppiert nach Absender-Domain? Gezählt wird auf dem Mailserver, für Gruppierungen nach Absender-Domain oder Monat liest das Gateway nur die Kopfdaten, keine Mailtexte. Ist ein Ordner dafür zu groß, sagt es das, statt zu schätzen.

Antwortentwürfe im eigenen Postfach

ChatGPT schreibt den Entwurf, das Gateway legt ihn in Ihren Entwürfe-Ordner. Sie öffnen ihn im gewohnten Mailprogramm, prüfen, ändern und senden selbst. Bei neuen Empfängern kommt ein Warnhinweis.

Ordnung schaffen auf Wunsch

Optional verschiebt das Gateway Mails zwischen bestehenden Ordnern, etwa alle Rechnungen eines Lieferanten in die Buchhaltung. Papierkorb, Spam, Entwürfe und Ausgang sind als Ziel gesperrt. Die Funktion lässt sich je Unternehmen abschalten.

Nur freigegebene Postfächer

Verbinden lassen sich nur die Adressen, die für Ihr Unternehmen eingetragen sind. Jede Person meldet sich mit dem eigenen Postfach an, das Passwort liegt verschlüsselt und nie im Klartext auf dem Server.

Betreut statt Bastellösung

Jedes Unternehmen bekommt eine eigene Instanz unter seiner Subdomain, betrieben auf einem von mir betreuten Server in einem Rechenzentrum in Deutschland. Sicherheitskorrekturen und neue Funktionen spiele ich in alle Instanzen ein.

Datenschutz und DSGVO

ChatGPT, DSGVO und Firmenmails: was vor dem Start zu klären ist

Mails enthalten fast immer personenbezogene Daten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden. Deshalb reicht es nicht, die App zu verbinden. Diese Punkte richte ich mit Ihnen ein, bevor das erste Postfach verbunden wird.

ChatGPT Business statt Plus oder Pro

Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (bei OpenAI „Data Processing Addendum“) nennt OpenAI nur für ChatGPT Business, Enterprise und die API. Business setzt laut OpenAI mindestens zwei Lizenzen voraus. Für Plus und Pro wird kein solcher Vertrag angeboten.

AVV mit OpenAI abschließen

Den Vertrag schließen Sie als Workspace-Inhaber über das Formular von OpenAI ab. Vertragspartner für Unternehmen im EWR ist OpenAI Ireland Ltd. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter veröffentlicht OpenAI.

Kein Training mit Ihren Daten

In Business und Enterprise nutzt OpenAI Ihre Inhalte laut eigener Aussage standardmäßig nicht zum Training. In privaten Tarifen heißt der Schalter „Das Modell für alle verbessern“. Er ersetzt den Vertrag nicht, und über Bewertungen per Daumen kann ein Gespräch trotzdem ins Training gelangen.

Erinnerungen und Rechte einstellen

Die Erinnerungsfunktion von ChatGPT kann Inhalte aus verbundenen Apps übernehmen. Für die Arbeit mit dem Postfach schalten wir sie aus. Die Berechtigung der App setzen wir auf die Stufe, bei der ChatGPT vor jeder Schreibaktion wie einem Entwurf nachfragt.

Datenübermittlung offen benennen

Eine Datenspeicherung in Europa bietet OpenAI für Enterprise, Edu und die API an, nicht für Business. Die Übermittlung in Drittländer stützt der Vertrag auf Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss. Das gehört ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Eigener Vertrag für das Gateway

Ich betreibe das Gateway in Ihrem Auftrag, dafür schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Darin halten wir auch fest, wie OpenAI in die Vertragskette eingebunden ist. Ihre Mails bleiben auf Ihrem Mailserver. Bei Mitarbeiterpostfächern beziehen Sie die Beschäftigten und, falls vorhanden, den Betriebsrat ein.

Keine Rechtsberatung: Ich richte Technik und Einstellungen ein. Die rechtliche Bewertung Ihres Einsatzes, etwa Rechtsgrundlage, Information der Absender und Empfänger, Datenschutz-Folgenabschätzung und der Umgang mit besonders geschützten Daten wie Gesundheitsangaben, gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Anwaltskanzlei. Für Berufsgeheimnisträger wie Kanzleien und Praxen ist eine Cloud-KI nur nach gesonderter Prüfung geeignet. Wie Sie KI im Unternehmen insgesamt sauber aufstellen, klärt der KI-Hygiene-Check. Anbieterangaben laut OpenAI, Stand Oktober 2026.

Passt das Gateway zu Ihrem Postfach?

Schreiben Sie mir kurz, bei welchem Hoster Ihr Postfach liegt, wie viele Postfächer es betrifft und welchen ChatGPT-Tarif Sie nutzen. Ich melde mich in der Regel werktags innerhalb von 48 Stunden mit einer Einschätzung.

Erstprüfung anfragen

In vier Schritten vom Postfach zur ChatGPT-App

  1. Erstprüfung

    Wir klären, wo Ihr Postfach liegt, ob IMAP mit Passwort-Anmeldung möglich ist, welches Mailprogramm Ihr Team nutzt und welcher ChatGPT-Tarif vorhanden ist. Danach wissen Sie, ob das Gateway für Sie passt.

  2. Einrichtung und Vertrag

    Ich richte Ihre Instanz unter einer Subdomain Ihrer Firma ein, trage die freigegebenen Postfächer ein und schließe mit Ihnen den Auftragsverarbeitungsvertrag für den Betrieb des Gateways.

  3. Pilot mit einem Postfach

    Die App wird in Ihrem ChatGPT-Workspace angelegt, die Berechtigungen werden so gesetzt, dass jede Schreibaktion einzeln bestätigt wird. Ein Postfach läuft zuerst im Alltag, damit Sie sehen, was es bringt.

  4. Team zuschalten und Betrieb

    Weitere Postfächer und Personen kommen dazu. Im Betrieb kümmere ich mich um Updates, Überwachung der Erreichbarkeit und neue Funktionen, Sie nutzen das Postfach in ChatGPT.

Was Sie von mir erwarten können

Eng begrenzte Rechte statt Vollzugriff

Lesen, Suchen, Zählen, Entwürfe und auf Wunsch Verschieben. Senden und endgültiges Löschen sind im Gateway nicht eingebaut, Gelesen-Markierungen ändert es nicht. Daran ändert auch eine Anweisung in einer Mail nichts.

Mailinhalte werden nicht gespeichert

Das Gateway reicht Mails nur durch, es legt keine Kopie an. Protokolliert werden Zeitpunkt, IP-Adresse, Postfach, Aktion und Ergebnis, beim Verschieben auch die beteiligten Ordner. Betreff, Absender und Inhalt stehen nicht im Protokoll.

Datenschutz von Anfang an mitgedacht

Tarifwahl, Auftragsverarbeitungsvertrag, Trainingseinstellung und Erinnerungsfunktion klären wir vor dem ersten verbundenen Postfach, nicht danach.

Ein Ansprechpartner für Technik und Betrieb

Sie sprechen mit Nils Harder, der Ihre Instanz einrichtet, die App in ChatGPT anlegt und den Betrieb übernimmt. Kein Ticketsystem, keine wechselnden Ansprechpartner.

Seit 2004 im Webhosting und in Schnittstellen

Mailserver, Hosting-Pakete und Schnittstellen sind seit über 20 Jahren mein Alltag. Das hilft, wenn ein Hoster IMAP anders umsetzt als erwartet.

Sitz in Münster, Betreuung im DACH-Raum

Einrichtung und Betreuung laufen digital per Telefon und E-Mail, für Unternehmen in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Für wen sich die Postfach-Anbindung lohnt

Dienstleister mit viel Kundenpost

Agenturen, Ingenieurbüros, Hausverwaltungen und Beratungen beantworten jeden Tag ähnliche Anfragen. ChatGPT findet den Vorgang, fasst den Stand zusammen und schreibt den Entwurf vor.

Online-Shops und Händler

Fragen zum Lieferstatus, Rückgaben und Händleranfragen kommen per Mail. Auswertungen nach Zeitraum und Absender zeigen, was Kunden gerade beschäftigt, Entwürfe sparen Tipparbeit im Support.

Teams mit gemeinsamem Postfach

Info-, Vertriebs- oder Support-Postfächer werden von mehreren Personen bearbeitet. Wer gerade übernimmt, lässt sich die offenen Vorgänge der letzten Tage zusammenfassen. Verbunden wird ein solches Postfach mit seinen eigenen Zugangsdaten.

Firmen mit Mail beim Hoster

Postfächer bei klassischen Hostern mit cPanel, Plesk oder eigenem Mailserver. Für Gmail und Microsoft 365 bietet ChatGPT eigene Anbindungen, für IMAP-Postfächer schließt das Gateway die Lücke.

Nils Harder, Inhaber von inventivo
Nils Harder Inhaber, Full Stack Web Developer,
Online Marketer & KI-Berater

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Sie sprechen direkt mit mir.

Hi, ich bin Nils Harder, Inhaber von inventivo. Seit 2004 entwickle ich Websites, Online-Shops und KI-gestützte Lösungen für den Mittelstand, mit klarem Fokus auf die Anbindung von IMAP-Postfächern an ChatGPT, mit sauber eingerichtetem Datenschutz. Kein wechselnder Ansprechpartner. Sie sprechen direkt mit dem, der Ihr Projekt verantwortet.

  • Seit 2004 in der Praxis, 22+ Jahre Webentwicklung, heute mit WordPress, Shopware, Shopify und Custom-Entwicklung
  • Zertifizierungen als Shopware-Partner, Google-Partner und Sistrix-Agentur
  • Direkte Ansprache, keine Hotline, keine Zwischenebenen, immer der gleiche Ansprechpartner

ChatGPT und IMAP-Postfach: Technik, Datenschutz und Grenzen

Ausführliche Infos zu MCP, Sicherheit, DSGVO und Voraussetzungen anzeigen

Wie ChatGPT an ein IMAP-Postfach kommt

ChatGPT kann eigene Apps über das Model Context Protocol (MCP) einbinden. Ein MCP-Server stellt ChatGPT dabei klar umrissene Werkzeuge bereit, etwa „Mails suchen“ oder „Entwurf anlegen“. Das E-Mail-Gateway ist ein solcher MCP-Server, zugeschnitten auf IMAP. Es läuft unter einer Subdomain Ihrer Firma, zum Beispiel ki.ihre-firma.de, und spricht mit Ihrem Mailserver über eine verschlüsselte IMAP-Verbindung. Die Anmeldung läuft über OAuth: Jede Person verbindet in ChatGPT ihr eigenes Postfach und bestätigt das mit ihrem Postfach-Passwort auf der Anmeldeseite des Gateways. ChatGPT selbst sieht das Passwort nie.

Welche Werkzeuge das Gateway bereitstellt

Der Funktionsumfang ist bewusst eng: Ordner auflisten, Mails suchen, Mails zählen und gruppieren, Mails abschnittsweise lesen, Entwürfe anlegen und auf Wunsch Mails zwischen bestehenden Ordnern verschieben. Beim Lesen öffnet das Gateway Ordner nur lesend, dadurch bleiben ungelesene Mails ungelesen. Entwürfe landen mit der Entwurfsmarkierung im Ordner „Entwürfe“ und erscheinen in Ihrem Mailprogramm wie selbst angelegte Entwürfe. Eine Sendefunktion gibt es nicht, ebenso wenig endgültiges Löschen. Das Verschieben akzeptiert weder Papierkorb noch Spam-, Entwurfs- oder Ausgangsordner als Ziel.

Sicherheit: was das Gateway schützt

Verbinden lassen sich ausschließlich die Postfächer, die für Ihr Unternehmen eingetragen sind. Das Gateway lässt sich nicht als offener Zugang zu fremden Mailservern missbrauchen. Das Postfach-Passwort geben Sie nur auf der Anmeldeseite Ihres eigenen Gateways ein, nie über einen Link, den Ihnen jemand zuschickt. Es wird für jede Sitzung einzeln verschlüsselt gespeichert, Datenbank und Server-Schlüssel allein reichen zum Entschlüsseln nicht, Zugriffsschlüssel laufen nach kurzer Zeit ab und werden bei jeder Erneuerung ausgetauscht. Fehlversuche bei der Anmeldung führen zu wachsenden Sperrzeiten, Anfragen sind mengenbegrenzt. Mailinhalte werden nicht zwischengespeichert. Das Protokoll enthält Zeitpunkt, IP-Adresse, Postfach, Aktion und Ergebnis, beim Verschieben die beteiligten Ordner, aber keinen Betreff, keinen Absender und keinen Inhalt.

Versteckte Anweisungen in Mails

Eine Mail kann Text enthalten, der sich an die KI richtet statt an Sie, etwa in weißer Schrift oder in unsichtbaren Bereichen. Fachleute nennen das Prompt Injection. Das Gateway kennzeichnet alle Mailinhalte gegenüber ChatGPT ausdrücklich als Daten und nicht als Anweisungen, entfernt eindeutig versteckten Text und markiert Formatierungen, hinter denen sich etwas verbergen könnte. Weil das Gateway weder senden noch löschen kann, bleibt der mögliche Schaden begrenzt. Ganz verhindern lässt sich dieses Risiko bei keiner KI mit Postfachzugang. Deshalb stellen wir ChatGPT so ein, dass Schreibaktionen einzeln bestätigt werden, und das Postfach wird nicht im selben Chat mit Websuche, Deep Research oder anderen schreibenden Apps genutzt.

ChatGPT und DSGVO: Rollen, Verträge, Tarife

Sobald Mails mit personenbezogenen Daten in ChatGPT verarbeitet werden, sind Sie als Unternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Ich betreibe das Gateway als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag. OpenAI verarbeitet die Inhalte als Auftragsverarbeiter, typischerweise über den Vertrag, den Ihr eigener ChatGPT-Workspace mit OpenAI schließt. Wie die Rollen in Ihrem Fall genau verteilt sind, halten wir im Auftragsverarbeitungsvertrag fest, Ihr Datenschutzbeauftragter kann es prüfen. Dafür braucht es einen Tarif, für den OpenAI einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet. Laut der Datenschutzseite von OpenAI für Unternehmen sind das ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API. In Business und Enterprise nutzt OpenAI Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Training. Eine Datenspeicherung in Europa bietet OpenAI für Enterprise, Edu und die API an, für Business nicht. Die Übermittlung in Drittländer regelt der Vertrag über Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss. Eine Aufbewahrungsfrist auf Workspace-Ebene nennt OpenAI für Enterprise, Edu und Healthcare, bei Business vereinbaren Sie deshalb am besten intern, wie lange Chats mit Mailinhalten stehen bleiben.

Voraussetzungen auf Ihrer Seite

Sie brauchen ein Postfach, das IMAP mit verschlüsselter Verbindung und Passwort-Anmeldung unterstützt. Das ist bei den meisten klassischen Hostern Standard. Postfächer bei Microsoft 365 oder Gmail binden Sie besser über die eigenen Anbindungen von ChatGPT an. Für die App braucht ChatGPT einen Workspace, in dem ein Administrator eigene Apps anlegen darf. Nach Updates des Gateways mit neuen Werkzeugen muss die Werkzeugliste in ChatGPT einmal aktualisiert werden, das übernehme ich bei der Einrichtung mit Ihnen und erkläre es für später.

Abgrenzung zu verwandten Leistungen

Wer Mails und Dokumente ganz ohne Cloud-KI auswerten möchte, etwa als Kanzlei oder Praxis mit Berufsgeheimnis, findet die lokale Variante im KI-Wissensmanagement. Wenn Sie lieber mit Claude von Anthropic arbeiten, finden Sie dasselbe Gateway auf der Seite Claude mit E-Mail-Postfach verbinden. Wie Sie KI im Unternehmen insgesamt sauber und transparent aufstellen, klärt der KI-Hygiene-Check. Für KI in weiteren Abläufen und Systemen ist die KI-Integration die richtige Anlaufstelle.

Quellen zu den Anbieterangaben

Stand Oktober 2026: OpenAI, Datenschutz für Unternehmen (openai.com/de-DE/enterprise-privacy), Data Processing Addendum (openai.com/de-DE/policies/data-processing-addendum), Datenresidenz in Europa (openai.com/de-DE/index/introducing-data-residency-in-europe), Hilfeartikel „Data controls in ChatGPT“ und „ChatGPT Business Overview“ (help.openai.com). Anbieter ändern Tarife und Bedingungen regelmäßig, vor der Einrichtung prüfe ich den aktuellen Stand.

Markenhinweis

ChatGPT und OpenAI sind Marken der OpenAI. Das Logo zeigt nur, dass das Gateway mit ChatGPT funktioniert. inventivo ist mit OpenAI nicht verbunden und bietet das Gateway als eigenständige Dienstleistung an.

Hinweis

Diese Seite ist keine Rechtsberatung. inventivo übernimmt Einrichtung und Betrieb des E-Mail-Gateways sowie die technische Konfiguration in ChatGPT. Für die datenschutzrechtliche Bewertung Ihres Einsatzes, einschließlich Rechtsgrundlage, Information der Betroffenen und gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzung, ziehen Sie bitte Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Anwaltskanzlei hinzu. Was ChatGPT zusammenfasst oder als Entwurf formuliert, prüfen Sie vor der Verwendung selbst.

Erstprüfung anfragen

ChatGPT mit Ihrem Postfach verbinden

Bei welchem Hoster liegt Ihr Postfach, wie viele Postfächer sollen in ChatGPT, und welchen Tarif nutzen Sie? Ich melde mich in der Regel werktags innerhalb von 48 Stunden.

Unverbindlich anfragen

Fünf Angaben genügen. Ich antworte Ihnen in der Regel werktags innerhalb von 48 Stunden persönlich.

4,98 von 5 Sternen bei 56 Bewertungen auf Google und ProvenExpert

Häufige Fragen zu ChatGPT und dem E-Mail-Postfach

Kann ChatGPT mit dem Gateway Mails in meinem Namen senden?

Nein. Das Gateway hat keine Sendefunktion, auch nicht versteckt oder per Einstellung. ChatGPT kann Antworten nur als Entwurf in Ihren Entwürfe-Ordner legen. Sie öffnen den Entwurf in Ihrem Mailprogramm, prüfen ihn und senden ihn selbst.

Welchen ChatGPT-Tarif brauche ich für die Postfach-Anbindung?

Für Postfächer mit Kunden- oder Mitarbeiterdaten empfehle ich ChatGPT Business oder Enterprise. Nur für diese Tarife und die API bietet OpenAI einen Auftragsverarbeitungsvertrag an, und nur dort gehen Geschäftsdaten standardmäßig nicht ins Training. Business setzt laut OpenAI mindestens zwei Lizenzen voraus. Technisch lässt sich das Gateway auch mit privaten Tarifen verbinden, für Firmendaten rate ich davon ab.

Reicht es, in ChatGPT Plus das Training zu deaktivieren?

Für Firmendaten in der Regel nicht. Die Einstellung „Das Modell für alle verbessern“ regelt nur, ob OpenAI Ihre Chats zum Training nutzt. Weisungsbindung, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter und Löschung regelt erst ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und den nennt OpenAI nur für Business, Enterprise und die API.

Wo werden meine Mails gespeichert?

Ihre Mails bleiben auf Ihrem Mailserver. Das Gateway liest sie bei jeder Anfrage über eine verschlüsselte Verbindung und reicht sie an ChatGPT weiter, ohne eine Kopie abzulegen. Was ChatGPT daraus im Chatverlauf verarbeitet, liegt bei OpenAI. Für ChatGPT Business bietet OpenAI laut eigener Aussage keine Datenspeicherung in Europa an, die Übermittlung regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag über Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss.

Funktioniert das mit Microsoft 365, Gmail oder Outlook?

Für Gmail- und Microsoft-Outlook-Konten bietet ChatGPT eigene Anbindungen, dafür brauchen Sie das Gateway meist nicht. Das Gateway ist für IMAP-Postfächer mit Passwort-Anmeldung gedacht, wie sie die meisten klassischen Hoster anbieten. Als Mailprogramm funktionieren Outlook classic, Apple Mail, Thunderbird und andere IMAP-Programme. Beim neuen Outlook für Windows, das IMAP über einen eigenen Dienst abgleicht, prüfe ich vorab, ob die Entwürfe zuverlässig ankommen.

Was passiert, wenn eine Mail versteckte Anweisungen an die KI enthält?

Dieses Risiko trifft jede KI, die fremde Mails liest. Das Gateway kennzeichnet Mailinhalte gegenüber ChatGPT ausdrücklich als Daten, entfernt erkennbar versteckten Text und markiert verdächtige Formatierungen. Weil es weder senden noch löschen kann, bleibt der mögliche Schaden begrenzt. Ganz ausschließen lässt sich das Risiko nicht. Deshalb gilt: Schreibaktionen einzeln bestätigen und das Postfach nicht im selben Chat mit Websuche oder anderen schreibenden Apps nutzen.

Was kostet die Postfach-Anbindung?

Die Einrichtung rechne ich einmalig ab, dazu kommt ein monatlicher Betrag für Betrieb, Updates und Überwachung. Die Höhe hängt von der Zahl der Postfächer und Ihrem Hoster ab, deshalb nenne ich sie nach der Erstprüfung. Den ChatGPT-Tarif buchen und bezahlen Sie direkt bei OpenAI.

Wie entziehe ich ChatGPT den Zugriff wieder?

Am schnellsten über das Postfach-Passwort: Nach einer Änderung kann sich das Gateway mit den alten Zugangsdaten nicht mehr anmelden. Zusätzlich sperre ich ein Postfach auf Zuruf im Gateway. Dann widerruft das Gateway alle bestehenden Freigaben, die verschlüsselten Zugangsdaten werden unbrauchbar gemacht.

Wie lange dauert die Einrichtung, und was muss mein Team beitragen?

Sind Postfach und ChatGPT-Tarif vorhanden, steht die Anbindung in der Regel innerhalb weniger Werktage. Von Ihrer Seite braucht es einen DNS-Eintrag für die Subdomain, den Sie oder Ihr Hoster setzen, eine Person mit Administratorrechten im ChatGPT-Workspace und die Zugangsdaten der Postfächer, die verbunden werden sollen. Den Rest erledige ich.

Was passiert bei einer Kündigung?

Ich sperre Ihre Instanz, widerrufe alle Verbindungen und lösche die gespeicherten Zugangsdaten und Protokolle. Ihre Mails bleiben unberührt auf Ihrem Mailserver, denn das Gateway hat nie eine Kopie gehalten. Laufzeit und Kündigungsfrist stehen in Ihrem Angebot.

Kann ich später zu Claude wechseln oder beide nutzen?

Ja. Dasselbe Gateway lässt sich für Claude freischalten, auf Wunsch parallel zu ChatGPT. Für Claude brauchen Sie dann ebenfalls einen Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag, mehr dazu auf der Seite <a href="/ki/claude-e-mail-postfach">Claude mit E-Mail-Postfach verbinden</a>. Wie OpenAI die App-Funktion in ChatGPT weiterentwickelt, beobachte ich laufend, OpenAI führt sie derzeit als Beta.