Wie ChatGPT an ein IMAP-Postfach kommt
ChatGPT kann eigene Apps über das Model Context Protocol (MCP) einbinden. Ein MCP-Server stellt ChatGPT dabei klar umrissene Werkzeuge bereit, etwa „Mails suchen“ oder „Entwurf anlegen“. Das E-Mail-Gateway ist ein solcher MCP-Server, zugeschnitten auf IMAP. Es läuft unter einer Subdomain Ihrer Firma, zum Beispiel ki.ihre-firma.de, und spricht mit Ihrem Mailserver über eine verschlüsselte IMAP-Verbindung. Die Anmeldung läuft über OAuth: Jede Person verbindet in ChatGPT ihr eigenes Postfach und bestätigt das mit ihrem Postfach-Passwort auf der Anmeldeseite des Gateways. ChatGPT selbst sieht das Passwort nie.
Welche Werkzeuge das Gateway bereitstellt
Der Funktionsumfang ist bewusst eng: Ordner auflisten, Mails suchen, Mails zählen und gruppieren, Mails abschnittsweise lesen, Entwürfe anlegen und auf Wunsch Mails zwischen bestehenden Ordnern verschieben. Beim Lesen öffnet das Gateway Ordner nur lesend, dadurch bleiben ungelesene Mails ungelesen. Entwürfe landen mit der Entwurfsmarkierung im Ordner „Entwürfe“ und erscheinen in Ihrem Mailprogramm wie selbst angelegte Entwürfe. Eine Sendefunktion gibt es nicht, ebenso wenig endgültiges Löschen. Das Verschieben akzeptiert weder Papierkorb noch Spam-, Entwurfs- oder Ausgangsordner als Ziel.
Sicherheit: was das Gateway schützt
Verbinden lassen sich ausschließlich die Postfächer, die für Ihr Unternehmen eingetragen sind. Das Gateway lässt sich nicht als offener Zugang zu fremden Mailservern missbrauchen. Das Postfach-Passwort geben Sie nur auf der Anmeldeseite Ihres eigenen Gateways ein, nie über einen Link, den Ihnen jemand zuschickt. Es wird für jede Sitzung einzeln verschlüsselt gespeichert, Datenbank und Server-Schlüssel allein reichen zum Entschlüsseln nicht, Zugriffsschlüssel laufen nach kurzer Zeit ab und werden bei jeder Erneuerung ausgetauscht. Fehlversuche bei der Anmeldung führen zu wachsenden Sperrzeiten, Anfragen sind mengenbegrenzt. Mailinhalte werden nicht zwischengespeichert. Das Protokoll enthält Zeitpunkt, IP-Adresse, Postfach, Aktion und Ergebnis, beim Verschieben die beteiligten Ordner, aber keinen Betreff, keinen Absender und keinen Inhalt.
Versteckte Anweisungen in Mails
Eine Mail kann Text enthalten, der sich an die KI richtet statt an Sie, etwa in weißer Schrift oder in unsichtbaren Bereichen. Fachleute nennen das Prompt Injection. Das Gateway kennzeichnet alle Mailinhalte gegenüber ChatGPT ausdrücklich als Daten und nicht als Anweisungen, entfernt eindeutig versteckten Text und markiert Formatierungen, hinter denen sich etwas verbergen könnte. Weil das Gateway weder senden noch löschen kann, bleibt der mögliche Schaden begrenzt. Ganz verhindern lässt sich dieses Risiko bei keiner KI mit Postfachzugang. Deshalb stellen wir ChatGPT so ein, dass Schreibaktionen einzeln bestätigt werden, und das Postfach wird nicht im selben Chat mit Websuche, Deep Research oder anderen schreibenden Apps genutzt.
ChatGPT und DSGVO: Rollen, Verträge, Tarife
Sobald Mails mit personenbezogenen Daten in ChatGPT verarbeitet werden, sind Sie als Unternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Ich betreibe das Gateway als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag. OpenAI verarbeitet die Inhalte als Auftragsverarbeiter, typischerweise über den Vertrag, den Ihr eigener ChatGPT-Workspace mit OpenAI schließt. Wie die Rollen in Ihrem Fall genau verteilt sind, halten wir im Auftragsverarbeitungsvertrag fest, Ihr Datenschutzbeauftragter kann es prüfen. Dafür braucht es einen Tarif, für den OpenAI einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet. Laut der Datenschutzseite von OpenAI für Unternehmen sind das ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API. In Business und Enterprise nutzt OpenAI Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Training. Eine Datenspeicherung in Europa bietet OpenAI für Enterprise, Edu und die API an, für Business nicht. Die Übermittlung in Drittländer regelt der Vertrag über Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss. Eine Aufbewahrungsfrist auf Workspace-Ebene nennt OpenAI für Enterprise, Edu und Healthcare, bei Business vereinbaren Sie deshalb am besten intern, wie lange Chats mit Mailinhalten stehen bleiben.
Voraussetzungen auf Ihrer Seite
Sie brauchen ein Postfach, das IMAP mit verschlüsselter Verbindung und Passwort-Anmeldung unterstützt. Das ist bei den meisten klassischen Hostern Standard. Postfächer bei Microsoft 365 oder Gmail binden Sie besser über die eigenen Anbindungen von ChatGPT an. Für die App braucht ChatGPT einen Workspace, in dem ein Administrator eigene Apps anlegen darf. Nach Updates des Gateways mit neuen Werkzeugen muss die Werkzeugliste in ChatGPT einmal aktualisiert werden, das übernehme ich bei der Einrichtung mit Ihnen und erkläre es für später.
Abgrenzung zu verwandten Leistungen
Wer Mails und Dokumente ganz ohne Cloud-KI auswerten möchte, etwa als Kanzlei oder Praxis mit Berufsgeheimnis, findet die lokale Variante im KI-Wissensmanagement. Wenn Sie lieber mit Claude von Anthropic arbeiten, finden Sie dasselbe Gateway auf der Seite Claude mit E-Mail-Postfach verbinden. Wie Sie KI im Unternehmen insgesamt sauber und transparent aufstellen, klärt der KI-Hygiene-Check. Für KI in weiteren Abläufen und Systemen ist die KI-Integration die richtige Anlaufstelle.
Quellen zu den Anbieterangaben
Stand Oktober 2026: OpenAI, Datenschutz für Unternehmen (openai.com/de-DE/enterprise-privacy), Data Processing Addendum (openai.com/de-DE/policies/data-processing-addendum), Datenresidenz in Europa (openai.com/de-DE/index/introducing-data-residency-in-europe), Hilfeartikel „Data controls in ChatGPT“ und „ChatGPT Business Overview“ (help.openai.com). Anbieter ändern Tarife und Bedingungen regelmäßig, vor der Einrichtung prüfe ich den aktuellen Stand.
Markenhinweis
ChatGPT und OpenAI sind Marken der OpenAI. Das Logo zeigt nur, dass das Gateway mit ChatGPT funktioniert. inventivo ist mit OpenAI nicht verbunden und bietet das Gateway als eigenständige Dienstleistung an.
HinweisDiese Seite ist keine Rechtsberatung. inventivo übernimmt Einrichtung und Betrieb des E-Mail-Gateways sowie die technische Konfiguration in ChatGPT. Für die datenschutzrechtliche Bewertung Ihres Einsatzes, einschließlich Rechtsgrundlage, Information der Betroffenen und gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzung, ziehen Sie bitte Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Anwaltskanzlei hinzu. Was ChatGPT zusammenfasst oder als Entwurf formuliert, prüfen Sie vor der Verwendung selbst.