Prozessautomatisierung: Kriterien, Rechnung und Steckbrief
Prozessautomatisierung: drei Fragen, ob feste Regeln reichen, sechs Kriterien und eine Rechnung in Stunden. Mit Prozess-Steckbrief als PDF zum Ausfüllen.
Inhaltsverzeichnis anzeigen
- Was ist Prozessautomatisierung? Definition und Beispiel
- Vier Wege, einen Prozess zu automatisieren
- Feste Regeln, KI-Schritt oder gar nicht: drei Fragen entscheiden
- Wann feste Regeln reichen
- Wann ein KI-Schritt dazukommt
- Sechs Kriterien: Ist dein Prozess reif für die Automatisierung?
- Lohnt sich das? Die Rechnung in Stunden
- In sechs Schritten zur ersten Prozessautomatisierung
- Beispiel: ein ausgefüllter Steckbrief
- Woran Automatisierungen in der Praxis scheitern
- Welche Abläufe sich für den Anfang eignen
- Häufig gestellte Fragen zur Prozessautomatisierung
- Was versteht man unter Prozessautomatisierung?
- Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
- Was ist der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und RPA?
- Braucht man für Prozessautomatisierung künstliche Intelligenz?
- Lohnt sich Prozessautomatisierung auch für kleine Unternehmen?
- Was kostet eine Prozessautomatisierung?
- Wie lange dauert die Einführung einer Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung heißt: Ein Ablauf, der heute von Hand erledigt wird, läuft künftig nach festen Regeln von selbst, vom Auslöser bis zum Ergebnis. Technisch geht heute fast alles. Offen ist meist, welcher deiner Abläufe sich eignet und ob sich der Aufbau rechnet. Hier bekommst du sechs Kriterien, eine Rechnung in Stunden und einen Prozess-Steckbrief zum Ausfüllen, mit dem du das für jeden Ablauf auf einem Blatt klärst.
- Jede Prozessautomatisierung hat drei Teile: einen Auslöser, feste Regeln und eine Aktion. Fehlt einer davon, ist der Ablauf noch nicht reif.
- Feste Regeln reichen öfter, als man denkt. Ein KI-Schritt lohnt sich erst, wenn Daten unstrukturiert ankommen, etwa als Freitext-Mail oder PDF.
- Sechs Kriterien entscheiden: Häufigkeit, feste Regeln, strukturierte Eingänge, Schnittstellen, benennbare Ausnahmen und ein Weg, Fehler zu bemerken.
- Die Rechnung geht in Stunden: Minuten je Vorgang mal Vorgänge im Monat, gegen Aufbau und Pflege. So siehst du, wann sich der Aufbau bezahlt macht.
- Am Anfang steht der Steckbrief, das Werkzeug kommt später. Wer den Ablauf nicht aufschreiben kann, kann ihn auch nicht automatisieren.
Was ist Prozessautomatisierung? Definition und Beispiel
Ein Prozess ist eine Folge von Schritten, die immer wieder gleich abläuft. Automatisiert ist er, wenn diese Schritte ohne Zutun eines Menschen ausgeführt werden, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt. Jede Automatisierung besteht deshalb aus denselben drei Teilen:
- Auslöser: Etwas passiert, zum Beispiel eine neue Bestellung, ein ausgefülltes Formular oder ein fester Termin.
- Regeln: Feste Wenn-dann-Bedingungen legen fest, was mit den Daten geschieht.
- Aktion: Am Ende steht ein Ergebnis, etwa ein Datensatz im CRM, eine Rechnung oder eine Nachricht ans Team.
Ein typisches Beispiel aus dem Handel: Im Onlineshop geht eine Bestellung ein (Auslöser). Liegt die Lieferadresse in Deutschland und ist die Zahlung bestätigt (Regeln), wird der Auftrag in die Warenwirtschaft übertragen und das Lager bekommt einen Pickauftrag (Aktion). Bestellungen aus dem Ausland oder ohne Zahlungseingang landen in einer Liste, die jemand prüft. Dieser letzte Satz ist der wichtigste, denn er regelt die Ausnahme.
Vier Wege, einen Prozess zu automatisieren
Wie die Schritte technisch ausgeführt werden, hängt davon ab, wie deine Systeme miteinander sprechen können. In der Praxis begegnen dir vier Wege:
| Weg | Wie er arbeitet | Passt für | Grenze |
|---|---|---|---|
| Workflow über Schnittstellen | Ein Werkzeug verbindet Programme direkt über ihre Schnittstellen (APIs) | Shop, CRM, Buchhaltung, Mail, Tabellen | Jedes beteiligte System braucht eine Schnittstelle |
| Funktion im System selbst | Regeln, Plugins oder Automationen, die ein Shop oder ERP schon mitbringt | Abläufe, die innerhalb eines Systems bleiben | Endet an der Systemgrenze |
| Oberflächen-Bot (RPA) | Eine Software klickt sich durch Bildschirmmasken wie ein Mensch | Alte Programme ohne Schnittstelle | Kann schon an kleinen Änderungen der Oberfläche scheitern |
| KI-Schritt im Ablauf | Ein Sprachmodell liest, sortiert oder fasst zusammen, danach greifen wieder feste Regeln | Freitext-Mails, PDFs, gescannte Belege | Ergebnis ist nicht immer gleich, braucht eine Prüfregel |
Für kleine und mittlere Unternehmen ist der erste Weg meist der richtige: Die gängigen Shopsysteme, CRMs und Buchhaltungsprogramme haben Schnittstellen, und ein Workflow-Werkzeug verbindet sie, ohne dass jemand programmieren muss. In Fachtexten heißt der erste Weg oft Business Process Automation (BPA), der vierte intelligente Prozessautomatisierung. Auch Geschäftsprozessautomatisierung meint dasselbe wie Prozessautomatisierung. Welches Werkzeug zu dir passt, habe ich im Vergleich n8n, Make und Zapier mit Rechner durchgespielt.
Feste Regeln, KI-Schritt oder gar nicht: drei Fragen entscheiden
Bevor du über Werkzeuge nachdenkst, beantwortest du für den Ablauf drei Fragen in genau dieser Reihenfolge. Jedes Nein führt zu einer anderen Lösung. Erst wenn alle drei mit Ja beantwortet sind, ist ein regelbasierter Workflow der richtige Weg.
- Kommt der Ablauf mindestens wöchentlich und immer gleich vor? Wenn nicht, reicht eine gute Checkliste.
- Kommen die Daten strukturiert an, etwa aus einem Formular oder einer Datei? Wenn nicht, liest ein KI-Schritt Mail oder PDF, danach greifen feste Regeln.
- Haben alle beteiligten Programme eine Schnittstelle? Wenn nicht, bleibt ein Oberflächen-Bot als Notlösung.
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Wann feste Regeln reichen
Kommen die Daten aus einem Formular, einer Bestellung, einer Tabelle oder einer Schnittstelle, stehen sie immer im selben Feld. Dann kann eine Regel sicher entscheiden: Betrag über 500 Euro geht zur Freigabe, Land gleich Deutschland bekommt die deutsche Vorlage, Status „bezahlt“ löst den Versand aus. Das Ergebnis ist jedes Mal gleich und lässt sich nachprüfen. Für die meisten Abläufe in Vertrieb, Buchhaltung und Auftragsabwicklung reicht genau das.
Wann ein KI-Schritt dazukommt
Anders sieht es aus, wenn der Eingang ein Freitext ist: eine Anfrage per Mail, ein Lieferschein als PDF, ein Foto vom Beleg. Hier gibt es kein festes Feld, aus dem eine Regel lesen könnte. Ein KI-Schritt übernimmt dann genau eine Aufgabe, zum Beispiel die Anfrage einem Thema zuordnen oder Rechnungsnummer und Betrag aus dem PDF ziehen. Danach übernehmen wieder feste Regeln. Wie das bei Belegen aussieht, zeige ich in meinem Artikel zur automatisierten Belegverarbeitung. Wie sich solche Schritte in bestehende Programme einfügen, beschreibe ich auf der Seite zur KI-Integration.
KI ergänzt die Regeln, sie ersetzt sie nicht
Ein Sprachmodell liefert nicht bei jedem Durchlauf dasselbe Ergebnis. Deshalb steht hinter jedem KI-Schritt eine Prüfregel, etwa „Betrag fehlt oder Zuordnung unsicher, dann an einen Menschen“. Wer den ganzen Ablauf einer KI überlässt, die selbst plant und handelt, baut einen KI-Agenten. Das ist eine andere Stufe mit eigenen Risiken, die ich im Artikel zu KI-Agenten im Unternehmen einordne.
Sechs Kriterien: Ist dein Prozess reif für die Automatisierung?
Die drei Fragen sagen dir, welche Art von Lösung passt. Ob sich der Aufwand überhaupt lohnt, entscheiden diese sechs Kriterien. Je mehr davon erfüllt sind, desto besser eignet sich der Ablauf als erstes Projekt.
Der Ablauf kommt mindestens jede Woche vor, besser täglich. Was zweimal im Jahr passiert, kostet im Aufbau mehr, als es je einspart.
Die Entscheidungen im Ablauf lassen sich als Wenn-dann-Sätze aufschreiben. „Das sieht man dann“ ist keine Regel.
Die Daten kommen aus Formularen, Bestellungen, Tabellen oder Schnittstellen. Freitext geht auch, braucht dann aber einen KI-Schritt.
Alle beteiligten Programme lassen sich von außen ansprechen. Bei alten Programmen ohne Schnittstelle wird es teuer und anfällig.
Du kennst die Sonderfälle und weißt, wohin sie gehen. Wer die Ausnahmen nicht aufzählen kann, hat den Ablauf noch nicht verstanden.
Wenn etwas schiefgeht, bekommt jemand eine Nachricht. Eine Automatisierung, die still scheitert, ist schlimmer als gar keine.
Kriterium 1 bis 4 entscheiden über die Machbarkeit, Kriterium 5 und 6 über den Betrieb. Gerade die letzten beiden werden am häufigsten übersprungen, weil sie beim ersten Test nicht auffallen. Sie zeigen sich erst nach Wochen, wenn der erste Sonderfall kommt und niemand merkt, dass er liegen geblieben ist.
Aus der Schnittstellen-Praxis
Ich entwickle seit 2004 Plugins und Schnittstellen, zuerst für JTL, seit 2014 auch für Shopware. Daraus habe ich eine Regel mitgenommen, die für jede Automatisierung gilt: Sie ist erst fertig, wenn feststeht, was im Fehlerfall passiert. Wer bekommt eine Nachricht, was bleibt liegen, und wie läuft der Vorgang danach wieder an? Der Normalfall ist schnell gebaut. Die Zeit steckt in den Ausnahmen.
Lohnt sich das? Die Rechnung in Stunden
Ob sich eine Prozessautomatisierung rechnet, siehst du mit vier Zahlen. Du brauchst dafür kein Tabellenmodell, ein Zettel reicht. Ich rechne bewusst in Stunden, weil du die Zahlen dann ohne Rückfrage bei der Buchhaltung selbst erheben kannst.
| Größe | So erhebst du sie | Beispielwert |
|---|---|---|
| Minuten je Vorgang | Eine Woche lang mitstoppen, Durchschnitt nehmen | 4 Minuten |
| Vorgänge im Monat | Aus Shop, CRM oder Postfach zählen | 300 |
| Aufbau einmalig | Eigene Schätzung in Stunden, bei einem Angebot: Betrag geteilt durch interne Kosten je Stunde | 24 Stunden |
| Pflege im Monat | Kontrolle, Ausnahmen, Anpassungen | 2 Stunden |
Mit den Beispielwerten sieht die Rechnung so aus: 4 Minuten mal 300 Vorgänge sind 1.200 Minuten, also 20 Stunden im Monat. Davon gehen 2 Stunden Pflege ab, bleiben 18 Stunden. Die 24 Stunden Aufbau sind damit nach knapp sechs Wochen wieder drin (24 ÷ 18 ≈ 1,3 Monate). Die Werte sind ein Beispiel. Setz deine eigenen ein, das Prinzip bleibt gleich.
Was die Rechnung nicht zeigt
- Fehler von Hand: Ein Zahlendreher in einer Rechnung kostet oft mehr Zeit als hundert korrekte Vorgänge. Weniger Fehler sind ein Gewinn, der in den Minuten nicht auftaucht.
- Tempo: Eine Anfrage, die sofort im CRM liegt und eine Antwort auslöst, bringt eher einen Auftrag als eine, die zwei Tage im Postfach wartet.
- Abhängigkeit: Ändert ein beteiligtes Programm seine Schnittstelle, muss der Ablauf angepasst werden. Dafür ist die Pflegezeit in der Rechnung oben gedacht.
Meine Faustregel: Spart ein Ablauf nach Abzug der Pflege weniger als zwei Stunden im Monat, lohnt sich der Aufbau nur, wenn Fehler oder Tempo stark ins Gewicht fallen. Sonst ist eine gute Checkliste die bessere Wahl.
In sechs Schritten zur ersten Prozessautomatisierung
Der häufigste Fehler beim Einstieg ist, mit dem Werkzeug anzufangen. Fang mit dem Ablauf an. Der Prozess-Steckbrief unten führt dich durch die Schritte, die vor jeder Umsetzung stehen sollten.
- 1
Ablauf aufschreiben, wie er heute läuft. Vom Auslöser bis zum Ergebnis, jeder Schritt eine Zeile. Schreib auf, wer was in welchem Programm tut. Beschreib den Ablauf so, wie er tatsächlich läuft, mit allen Umwegen.
- 2
Zahlen erheben. Wie oft kommt der Ablauf vor, wie lange dauert ein Durchlauf? Eine Woche mitzählen reicht.
- 3
Regeln und Ausnahmen festhalten. Jede Entscheidung als Wenn-dann-Satz. Dazu eine Liste der Sonderfälle und wohin sie gehen sollen.
- 4
Systeme prüfen. Welche Programme sind beteiligt, und hat jedes davon eine Schnittstelle oder zumindest einen Export? Hier entscheidet sich, welcher der vier Wege passt.
- 5
Rechnung machen. Ersparnis im Monat gegen Aufbau und Pflege. Dauert es länger als ein Jahr, bis sich der Aufbau bezahlt macht, nimm dir zuerst einen anderen Ablauf vor.
- 6
Klein starten, mit Rückfallweg. Automatisiere zuerst nur den Normalfall und leite alle Ausnahmen an einen Menschen. Leg fest, wer verantwortlich ist und wer bei Fehlern eine Nachricht bekommt. Erweitern kannst du später.
Beispiel: ein ausgefüllter Steckbrief
So sieht der Steckbrief für einen Ablauf aus, den fast jedes Unternehmen kennt: die Anfrage über das Kontaktformular. Die Zahlen sind Beispielwerte.
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Ablauf | Anfrage aus dem Kontaktformular bearbeiten |
| Auslöser | Jemand schickt das Formular auf der Website ab |
| Eingang | Formularfelder Name, Firma, E-Mail, Thema, Nachricht |
| Programme | Website, CRM, E-Mail |
| Schritte heute | Mail lesen, Kontakt im CRM anlegen, Thema zuordnen, Kollegen informieren, Eingangsbestätigung schreiben |
| Regeln | Thema „Angebot“ geht an den Vertrieb, „Support“ an den Service. Firma schon im CRM: Kontakt ergänzen statt neu anlegen |
| Ausnahmen | Thema „Sonstiges“ landet in einer Prüfliste, Verdacht auf Spam kommt nicht ins CRM |
| Zahlen | 120 Anfragen im Monat, je 6 Minuten, zusammen 12 Stunden |
| Fehlerfall | CRM nicht erreichbar: Nachricht an die Vertriebsleitung, Anfrage wartet und wird nachgeholt |
| Verantwortlich | Vertriebsleitung |
| Entscheidung | Dreimal Ja (häufig, Formularfelder, Schnittstellen vorhanden): regelbasierter Workflow |
Prozess-Steckbrief als PDF
Alle Angaben, die du vor einer Automatisierung brauchst, auf einer Seite: Auslöser, Schritte, Programme, Regeln, Ausnahmen, Zahlen, die Rechnung in Stunden und die drei Entscheidungsfragen. Zum Ausdrucken und Ausfüllen, für jeden Ablauf ein Blatt.
Jetzt herunterladen (PDF)Woran Automatisierungen in der Praxis scheitern
Die fünf häufigsten Fehler
- Ein chaotischer Ablauf wird automatisiert: Dann läuft das Chaos nur schneller. Erst aufräumen, dann automatisieren.
- Die Ausnahmen fehlen: Der Normalfall läuft, der erste Sonderfall bleibt unbemerkt liegen.
- Fehler bleiben still: Niemand bekommt eine Nachricht, wenn ein Durchlauf scheitert.
- Niemand ist zuständig: Wer den Ablauf gebaut hat, ist nicht mehr da, und keiner weiß, was er tut.
- Alles auf einmal: Zehn Abläufe gleichzeitig umstellen, statt einen sauber ans Laufen zu bringen.
Welche Abläufe sich für den Anfang eignen
Gute erste Kandidaten sind Abläufe, die oft vorkommen, feste Daten haben und bei denen ein Fehler nicht gleich teuer wird. In den meisten Unternehmen finden sich solche Abläufe in denselben Bereichen:
- Anfragen: Kontaktformular landet als Datensatz im CRM, das Team bekommt eine Nachricht, der Absender eine Eingangsbestätigung.
- Bestellungen: Auftrag aus dem Shop geht in die Warenwirtschaft, der Kunde bekommt die Versandnummer.
- Rechnungen: Abgeschlossener Auftrag erzeugt die Rechnung und legt sie in der Buchhaltung ab.
- Berichte: Zahlen aus mehreren Programmen landen jeden Montag in einer Übersicht.
- Daten abgleichen: Kundendaten bleiben in Shop, CRM und Newsletter-Programm auf demselben Stand.
Wie solche Abläufe in echten Unternehmen aussehen und was sie dort eingespart haben, habe ich in meiner Sammlung mit Automatisierungs-Beispielen aus dem Mittelstand zusammengestellt. Für Abläufe rund um die Website, also Formulare, Benachrichtigungen und Berichte, findest du Details im Artikel Website-Prozesse automatisieren.
Wenn du einen Ablauf im Kopf hast und wissen willst, ob er sich lohnt: Solche Workflows setze ich mit n8n um, vom Steckbrief über den Aufbau bis zur Wartung. Mehr dazu auf der Seite zur n8n-Agentur. Ich arbeite von Münster aus für kleine und mittlere Unternehmen im ganzen deutschsprachigen Raum.
Häufig gestellte Fragen zur Prozessautomatisierung
Was versteht man unter Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, dass ein wiederkehrender Ablauf ohne Zutun eines Menschen nach festen Regeln ausgeführt wird. Jede Automatisierung besteht aus einem Auslöser, etwa einer neuen Bestellung, aus Regeln, die festlegen, was mit den Daten passiert, und aus einer Aktion als Ergebnis.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Am besten eignen sich Abläufe, die häufig vorkommen, festen Regeln folgen und mit strukturierten Daten arbeiten. Typische Beispiele sind Anfragen aus dem Kontaktformular, Bestellungen, Rechnungen, regelmäßige Berichte und der Abgleich von Kundendaten zwischen mehreren Programmen.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und RPA?
RPA ist eine von mehreren Techniken der Prozessautomatisierung. Ein RPA-Bot bedient Programme über die Oberfläche wie ein Mensch. Das ist sinnvoll bei alten Programmen ohne Schnittstelle, muss aber nach Änderungen an der Oberfläche oft nachgezogen werden. Wo Schnittstellen vorhanden sind, ist ein Workflow über diese Schnittstellen stabiler.
Braucht man für Prozessautomatisierung künstliche Intelligenz?
In den meisten Fällen nicht. Kommen die Daten strukturiert an, etwa aus Formularen oder Bestellungen, reichen feste Regeln. Ein KI-Schritt lohnt sich, wenn Freitext verarbeitet werden muss, zum Beispiel Mails oder PDFs. Danach übernehmen wieder feste Regeln.
Lohnt sich Prozessautomatisierung auch für kleine Unternehmen?
Ja, wenn der Ablauf oft genug vorkommt. Rechne die Minuten je Vorgang mal die Vorgänge im Monat und zieh die Pflege ab. Teil die Stunden für den Aufbau durch die Ersparnis im Monat, dann siehst du, nach wie vielen Monaten er sich bezahlt macht. Liegt das unter einem Jahr, lohnt sich der Workflow meist.
Was kostet eine Prozessautomatisierung?
Die Kosten hängen vor allem von den Stunden für Aufbau und Pflege ab, dazu kommen gegebenenfalls Lizenzen für das Workflow-Werkzeug. Wie du diese Stunden gegen die Ersparnis rechnest, steht oben im Abschnitt zur Rechnung. Wie ein Projekt bei mir abläuft, beschreibe ich auf der Seite zur n8n-Agentur.
Wie lange dauert die Einführung einer Prozessautomatisierung?
Ein einzelner Ablauf mit zwei oder drei beteiligten Programmen braucht oft nur wenige Tage Arbeit. Mit Vorbereitung und Test mit echten Daten vergehen meist ein bis zwei Wochen, bis er stabil läuft. Mehrere Abläufe führst du besser nacheinander ein.
Welcher Ablauf soll künftig von selbst laufen?
Schick mir deinen ausgefüllten Steckbrief an hallo@inventivo.de oder beschreib den Ablauf in ein paar Sätzen im Kurzformular. Ich sage dir, ob sich die Automatisierung lohnt und welcher Weg zu deinen Programmen passt.
Ablauf prüfen lassen
