n8n vs Make vs Zapier: Welches Tool passt wirklich?

Du willst endlich die manuellen Prozesse in deinem Unternehmen automatisieren, hast dich ein bisschen eingelesen und stehst jetzt vor drei Namen, die ständig fallen: Zapier, Make und n8n. Drei Tools, drei Versprechen, drei völlig unterschiedliche Preismodelle. Und je länger du recherchierst, desto unklarer wird, welches davon zu dir passt. Genau an diesem Punkt setzt dieser Vergleich an: n8n vs Make vs Zapier, ehrlich aufgeschlüsselt, ohne Affiliate-Brille, mit dem Blick auf das, was im Mittelstand wirklich zählt: Kosten, Datenschutz und wie weit du ohne Entwickler kommst.

Ich setze diese Plattformen seit Jahren in Kundenprojekten ein, vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum B2B-Händler mit eigener Warenwirtschaft. Dabei habe ich gelernt: Es gibt nicht das eine beste Tool. Es gibt nur das passende für deinen Fall. Welches das ist, hängt an drei Fragen, die ich dir in diesem Artikel beantworte.

Die drei Tools im Schnellüberblick

Bevor es in die Details geht, lohnt sich die grobe Landkarte. Alle drei Plattformen lösen dasselbe Grundproblem: Sie verbinden Programme miteinander, die von Haus aus nicht zusammenarbeiten. Eine eingehende E-Mail landet automatisch im CRM, eine neue Bestellung löst eine Rechnung aus, ein ausgefülltes Formular trägt sich in die Tabelle ein. Der Unterschied liegt darin, wie sie das tun und wem sie dabei in die Karten schauen lassen.

Zapier ist der Pionier und das einsteigerfreundlichste der drei. Du verknüpfst „Wenn das passiert, dann tu jenes" in wenigen Klicks, ohne technisches Wissen. Dafür zahlst du den höchsten Preis, sobald die Mengen steigen.

Make (früher Integromat) setzt auf einen visuellen Editor, in dem du deine Abläufe als Diagramm zusammensteckst. Das wirkt anfangs etwas technischer, gibt dir aber deutlich mehr Gestaltungsspielraum bei einem faireren Preis.

n8n ist Open Source und die einzige Plattform, die du auf deinem eigenen Server betreiben kannst. Das macht sie zur ersten Wahl, wenn Datenschutz oder hohe Volumina im Spiel sind, verlangt aber etwas mehr Einarbeitung oder einen Partner an deiner Seite.

Die folgende Positionierung zeigt, wo die drei zwischen „einfacher Einstieg" und „maximale Kontrolle" stehen:

n8n vs Make vs Zapier: die große Vergleichstabelle

Hier die wichtigsten Kriterien nebeneinander. Diese Tabelle ist der Kern der Entscheidung, der Rest des Artikels erklärt die Hintergründe.

Zapier: wann es die richtige Wahl ist

Zapier ist da am stärksten, wo es darum geht, schnell und ohne Reibung loszulegen. Wenn du fünf, zehn überschaubare Automatisierungen brauchst, etwa „Neuer Lead im Formular → Eintrag im CRM → Slack-Benachrichtigung", dann bist du in einer Viertelstunde fertig. Die Auswahl an fertigen Anbindungen ist mit mehreren tausend Apps die größte am Markt. Praktisch jedes Tool, das du im Alltag nutzt, hat eine fertige Integration.

Der Haken steckt im Preismodell. Zapier rechnet pro Task ab, und ein Task ist jeder einzelne Schritt, der ausgeführt wird. Hat dein Workflow vier Schritte und läuft 1.000-mal im Monat, sind das 4.000 Tasks. Was bei wenigen Automatisierungen kaum auffällt, wird bei wachsendem Volumen schnell zur dreistelligen Monatsrechnung. Zapier ist deshalb ideal für den Einstieg und für Unternehmen mit überschaubaren Mengen, aber selten die günstigste Lösung auf Dauer.

Make: der visuelle Mittelweg

Make trifft für viele meiner Kunden den Sweet Spot. Der visuelle Editor, in dem du jeden Schritt als verbundenes Modul siehst, macht auch verschachtelte Abläufe nachvollziehbar. Du kannst Daten filtern, Schleifen bauen, Bedingungen setzen und sogar kleine JavaScript-Schnipsel einbauen, ohne ein klassisches Entwicklungsprojekt zu starten.

Beim Preis punktet Make doppelt: Es rechnet pro Operation ab (also pro Datenpaket, das ein Modul verarbeitet), und diese sind deutlich günstiger gepreist als Zapier-Tasks. Bei mittleren Volumina zahlst du oft deutlich weniger, als Zapier kosten würde. Der Preis dafür ist eine etwas steilere Lernkurve. Wer aber bereit ist, sich eine Stunde in den Editor einzuarbeiten oder sich einmal einrichten zu lassen, bekommt ein sehr mächtiges Werkzeug zu einem fairen Tarif.

n8n: die Open-Source-Option mit Self-Hosting

n8n ist die Plattform, die ich persönlich am häufigsten für anspruchsvollere Projekte einsetze, und das hat einen klaren Grund: Es ist die einzige der drei, die du auf deinem eigenen Server betreiben kannst. Damit verlassen deine Daten nie deine eigene Infrastruktur. Für Unternehmen, die mit Kundendaten, Personaldaten oder anderen sensiblen Informationen arbeiten, ist das ein gewichtiges Argument.

Funktional spielt n8n in der obersten Liga. Verzweigungen, Schleifen, eigener Code in JavaScript und Python, Anbindung an praktisch jede API, die eine Schnittstelle hat. Wo bei Zapier irgendwann die Grenze erreicht ist, fängt n8n gerade erst an. Und beim Preis dreht sich die Logik um: Statt pro Aktion zu zahlen, trägst du im self-hosted Betrieb im Wesentlichen die Serverkosten. Ob ein Workflow 100-mal oder 100.000-mal läuft, ändert an der Rechnung wenig. Genau das macht n8n bei hohem Volumen unschlagbar günstig.

Die Kehrseite: n8n verlangt mehr technisches Verständnis. Den eigenen Server aufsetzen, absichern und warten ist nichts, was ein Geschäftsführer nebenbei macht. Hier kommt entweder eine interne IT-Kompetenz ins Spiel oder ein Partner, der den Betrieb übernimmt. Wenn du ohne eigenen Server starten willst, gibt es auch eine gehostete Cloud-Variante von n8n, die den DSGVO-Vorteil allerdings relativiert.

Die Preismodelle: der teure Stolperstein

Der häufigste Fehler bei der Tool-Wahl ist, nur auf die monatliche Grundgebühr zu schauen. Entscheidend ist die Abrechnungseinheit, denn sie bestimmt, wie deine Kosten mit dem Erfolg deiner Automatisierung wachsen. Hier die drei Logiken nebeneinander:

DSGVO und Self-Hosting: der unterschätzte Faktor

Sobald in deinen Workflows personenbezogene Daten fließen, also Kundennamen, E-Mail-Adressen, Bestelldaten, wird der Datenstandort zur echten Frage. Zapier und Make verarbeiten Daten überwiegend auf Servern außerhalb der EU. Das ist nicht automatisch unzulässig, verlangt aber sauber abgeschlossene Auftragsverarbeitungsverträge und ein Bewusstsein für den Datenfluss.

n8n im self-hosted Betrieb umgeht diese Frage elegant: Wenn der Server in Deutschland steht und die Daten ihn nie verlassen, hast du die volle Kontrolle über jeden Verarbeitungsschritt. Für datenschutz-sensible Branchen, etwa Steuerberatung, Gesundheit oder Personalwesen, ist das oft das ausschlaggebende Argument für n8n.

Welches Tool für welchen Mittelstands-Fall?

Statt einer pauschalen Empfehlung hier die Entscheidungslogik, die ich auch im Erstgespräch durchgehe:

Wenn du noch ganz am Anfang stehst und überhaupt nicht weißt, welche deiner Prozesse sich lohnen, lohnt ein Blick auf konkrete Automatisierungs-Beispiele aus dem Mittelstand. Und wenn es speziell um Abläufe rund um deine Website geht, habe ich beschrieben, wie du Website-Prozesse automatisieren kannst.